Projektcontrolling

Was ist Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements und umfasst alle Maßnahmen zur Überwachung, Steuerung und Sicherung des Projekterfolgs. Ziel ist es, Abweichungen vom Projektplan frühzeitig zu erkennen, geeignete Korrekturmaßnahmen zu ergreifen und die Einhaltung von Zeit, Kosten und Qualität sicherzustellen.

Projektcontrolling liefert damit die entscheidungsrelevanten Informationen für Projektleitung und Stakeholder und trägt wesentlich zur Zielerreichung bei.

Definition und Bedeutung

Projektcontrolling ist ein kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleich, der auf systematischer Datenerhebung, Analyse und Kommunikation basiert. Es sorgt dafür, dass Projekte im Rahmen der definierten Parameter (Zeit, Budget, Qualität, Leistung, Risiko) verlaufen.

Der Controller im Projekt fungiert als Schnittstelle zwischen Projektteam und Entscheidungsträgern, stellt Transparenz her und unterstützt die Projektleitung bei der fundierten Steuerung des Projekts.

Aufgaben des Projektcontrollings

Die Hauptaufgaben lassen sich in fünf Kernbereiche gliedern:

Risikocontrolling
Identifikation, Analyse und Steuerung von Projektrisiken.

Planungskontrolle
Überwachung von Zeitplänen, Meilensteinen und Termintreue.

Kostenkontrolle
Vergleich der realen Ausgaben mit dem Budget, inklusive Frühwarnsysteme.

Qualitätskontrolle
Sicherstellung, dass alle Projektergebnisse den vereinbarten Standards entsprechen.

Leistungskontrolle
Messung des Fortschritts und Bewertung der Zielerreichung (z. B. mit KPIs oder EVM).

Methoden und Werkzeuge im Projektcontrolling

Effektives Controlling basiert auf erprobten Methoden und Tools:

• Earned Value Management (EVM): Bewertet Zeit- und Kostenabweichungen im Verhältnis zur geleisteten Arbeit.
• Balanced Scorecard (BSC): Analysiert Projektleistungen aus verschiedenen Perspektiven.
• Risikomanagement-Tools: Identifizieren und bewerten Risiken (z. B. Risikomatrix, SWOT).
• Projektmanagement-Software: Tools wie MS Project, Jira, Asana oder Trello unterstützen Zeitplanung, Ressourcenverwaltung und Kommunikation.

Projektsteuerung als Teil des Projektcontrollings

Die Projektsteuerung ist ein operativer Aspekt des Projektcontrollings und umfasst:

• Erstellung und Pflege detaillierter Projektpläne
• Regelmäßige Fortschrittsüberprüfungen
• Anpassung bei Abweichungen
• Effiziente Steuerung von Ressourcen, Zeit, Budget und Qualität
• Risikobewertung und Gegenmaßnahmen

Projektsteuerung sichert so den kontinuierlichen Abgleich zwischen Planung und Realität.

Einzelprojektcontrolling vs. Multiprojektcontrolling

Rolle des Projektcontrollers

Ein Projektcontroller ist verantwortlich für:

• Sammlung und Auswertung von Projektdaten
• Erstellung regelmäßiger Berichte
• Abweichungsanalysen
• Beratung der Projektleitung
• Frühwarnung bei Budget- oder Terminrisiken

Er trägt maßgeblich zur Transparenz und Steuerungsfähigkeit im Projekt bei.

Herausforderungen und Lösungen im Projektcontrolling

Projektcontrolling ist anspruchsvoll – typischen Herausforderungen sind:

• Unklare Projektziele
• Fehlende oder ungenaue Daten
• Unerwartete Risiken
• Ressourcenengpässe
• Technologische Komplexität

Lösungen liegen in einem strukturierten Vorgehen, regelmäßiger Kommunikation, transparenter Dokumentation und dem Einsatz geeigneter Tools.

Zukunft des Projektcontrollings

Mit dem Fortschritt in Datenanalyse, Automatisierung und künstlicher Intelligenz wird das Projektcontrolling zunehmend digitalisiert. Echtzeitdaten, intelligente Dashboards und automatisierte Reports werden zur Norm. Dadurch wird Controlling:

• schneller
• präziser
• vorausschauender

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist Projektcontrolling?
Projektcontrolling ist die laufende Überwachung und Steuerung eines Projekts, um sicherzustellen, dass Zeit-, Kosten-, Qualitäts- und Leistungsziele eingehalten werden.

Was sind die Kernaufgaben im Projektcontrolling?
Planungs-, Kosten-, Qualitäts-, Leistungs- und Risikokontrolle – plus Berichtswesen und Projektsteuerung.

Welche Methoden und Tools werden eingesetzt?
Earned Value Management (EVM), Balanced Scorecard (BSC), Risikomatrix, Projektmanagement-Software.

Was ist der Unterschied zwischen Projektcontrolling und Projektmanagement?
Projektmanagement plant und steuert Projekte operativ, Projektcontrolling überwacht, analysiert und unterstützt mit Kennzahlen und Handlungsempfehlungen.

Was ist Einzel- und Multiprojektcontrolling?
Einzelprojektcontrolling fokussiert ein Projekt, Multiprojektcontrolling überwacht mehrere Projekte innerhalb eines Portfolios.

Welche Rolle spielt der Projektcontroller?
Er sammelt, analysiert und kommuniziert Projektdaten, erstellt Berichte, gibt Empfehlungen und sichert die Transparenz für das Management.

Wie entwickelt sich Projektcontrolling in der Zukunft?
Zunehmend datengetrieben und automatisiert durch KI, Dashboards und integrierte Softwarelösungen.