Implementierung einer zentralen Collaboration Platform bei Motherson

Also machten sich Benedikt Bruder und seine Kollegen auf die Suche nach einem Beratungsunternehmen, das diesen Change-Prozess professionell planen und begleiten kann. Die Expertise sowie die Kundenliste von Le Bihan überzeugten die Verantwortlichen bei Motherson. Ende September 2019 startete man die Zusammenarbeit mit einem Proof-of-Concept (PoC). Das große Ziel: mehr Transparenz, Verlässlichkeit und Verfügbarkeit von Daten sowie einheitliche Projektstrukturen. Um das zu erreichen wollte man ein Tool implementieren, das eine kontinuierliche und transparente Zusammenarbeit unterstützt – vorzugsweise cplace.
Eine besondere Herausforderung beim Wechsel auf eine zentrale Projektmanagement-Plattform war, dass sich beim Bötzinger Zulieferer in der Vergangenheit eine gewisse „Schatten-IT“ gebildet hatte. Der Grund: Die frühere PM-Applikation im PLM-System hatte nur teilweise den Anforderungen der Anwender entsprochen. Bruder: „Das führte zu einem Wildwuchs an Lösungen. Insbesondere die Tatsache, dass immer wieder mit Excel gearbeitet wurde, war schwierig. Wir benötigten einen Single Point of Truth, an dem alle Daten erfasst werden, und zwar in Form einer Datenbank und nicht in einer Vielzahl individueller Excel-Listen.“

In alle Aktivitäten wurde auch das Management von Motherson involviert. Es wurde regelmäßig über den Projektfortschritt informiert und konnte zeitnah erste eigene Vorteile aus cplace ziehen. Mussten früher KPIs zeitaufwendig noch bei der Projektleitung angefragt und aufbereitet werden, stehen sie nun auf Knopfdruck im System bereit. Aus der alten Push-Struktur ist eine Pull-Struktur geworden.
Das bringt immense Vorteile: „Wenn es früher eine C-Level-Anfrage gab, musste man mühsam alle Daten aus unterschiedlichen Quellen in eine Präsentation übertragen, aufbereiten und präsentieren. Das konnte schon mal schnell eine Stunde dauern. Heute benötigt man fünf Minuten, wenn überhaupt, denn die Geschäftsführung kann sich bei Bedarf die Zahlen ja auch selbst aus dem System ziehen – und das sogar in Echtzeit“, sagt der Business Project Manager.
Anwenderfreundlich können jetzt individuelle Reports erstellt werden – ob nach Standort, Produkten, Kunden oder Unternehmensbereichen geordnet. SWOT-Analysen durchzuführen ist mit cplace deutlich einfacher geworden, zudem sind die Daten valide, weil sie unmittelbar aus der Datenbank gezogen werden. Das hat positive Auswirkungen auf die Steuerung und Planung bei Motherson.

„Dank Le Bihan haben wir heute eine verbesserte Projektmanagement-Kultur. Sie ist transparenter, agiler und wird sehr aktiv von den Mitarbeitern gelebt“, sagt Bruder. Im nächsten Schritt wird er die SMP Collaboration Platform auch für die restlichen Projektmitarbeiter freigeben. Dann werden mehr als 630 Mitarbeiter aus Unternehmensbereichen wie Entwicklung, Logistik, Qualität etc. sich ebenfalls über cplace abstimmen und ihre Aufgaben koordinieren.
Bruder: „Le Bihan ist der Erfolgsgarant des gesamten Projekts. Wir haben zwar schon immer das Thema Agilität hochgehalten, aber durch unsere Erfahrung mit den Sprints und den Möglichkeiten der neuen Collaboration Platform bei Motherson haben sich uns ganz neue Perspektiven eröffnet.“ Auch wenn Bruder das Projekt im Rückblick als herausfordernde Zeit bezeichnet, bewertet er es auch als unglaublichen Gewinn. Das Zusammenspiel aus professioneller Vorarbeit seitens Motherson mit der Expertise, Methodenkompetenz, Professionalität und Guidance durch Le Bihan ist aus seiner Sicht entscheidend. „Es wurden von Le Bihan die richtigen Fragen gestellt, die Leitplanken optimal gesetzt und die Sprints Schritt für Schritt solide umgesetzt“, resümiert er. Dieser sukzessive Erfolg war es auch, der dem gesamten Projekt eine so positive Dynamik gebracht hat.
Auch die zahlreichen Rückmeldungen seitens der Kunden, Partner, Mitarbeiter sowie der Geschäftsführung zeigen, dass es sich gelohnt hat. „Der Zugewinn an Transparenz und Datenvalidität ist enorm. Heute können wir ganz anders analysieren, agieren und prognostizieren – eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Zukunft“, sagt der Business Project Manager.