Projektportfoliomanagement (PPM)

Was ist Projektportfoiliomanagement?

Projektportfoliomanagement (PPM) ist ein strategischer Ansatz zum Management von mehreren Projekten, Programmen oder Sub-Portfolios in einer Organisation mit dem Ziel der Maximierung des Gesamtwerts und der Ausrichtung auf die strategischen Ziele. Eklatantes Ziel des PPM ist es, die besten Projekte auszuwählen und auf effiziente Weise zu verwalten, um eine optimale Verwendung von Unternehmensressourcen zu gewährleisten.

Ziele und Nutzen des Projektportfoliomanagements

Das Projektportfoliomanagement hat mehrere Schlüsselziele:

1. Strategische Ausrichtung:

Stellen Sie sicher, dass Projekte und Aktivitäten mit den strategischen Zielen und Prioritäten des Unternehmens übereinstimmen.

2. Optimale Ressourcenverwendung:

Gewährleisten Sie, dass Unternehmensressourcen auf die rentabelsten und wertvollsten Projekte verteilt werden.

3. Risikomanagement:

Identifizieren und managen Sie das Risiko auf Portfoliobene, um unerwartete Einflüsse auf die Ziele und Leistung zu minimieren.

4. Performance-Tracking:

Überwachen und messen Sie die Leistung von Projekten, um Fortschritte gegenüber Zielen zu sehen und die Leistung zu verbessern.

Warum implementiert man ein Projektportfoliomanagement?

Die Implementierung eines effektiven Projektportfoliomanagements kann mehrere Vorteile für eine Organisation mit sich bringen, darunter eine verbesserte Entscheidungsfindung, eine bessere Sichtbarkeit von Projekten und Ressourcen, eine verbesserte Zuordnung von Ressourcen, weniger ineffiziente oder nicht wertvolle Projekte und eine bessere Ausrichtung von Projektarbeit auf geschäftliche Ziele.

Prozesse im Projektportfoliomanagement

Es sind verschiedene Prozesse am Projektportfoliomanagement beteiligt:

1. Portfoliodefinition: In dieser Phase werden die Kriterien und Ziele des Portfolios festgelegt. Dazu gehören die strategischen Ziele des Unternehmens, die Art der Projekte, die aufgenommen werden sollen, und die Kriterien für die Auswahl und Priorisierung von Projekten.

2. Projektauswahl und -priorisierung: Hierbei werden Projekte nach ihrer strategischen Bedeutung, ihrem erwarteten Return on Investment (ROI), ihrem Risikoprofil und anderen relevanten Faktoren ausgewählt und priorisiert.

3. Portfolioüberwachung und -steuerung: Dieser Prozess umfasst die fortlaufende Überwachung und Steuerung der ausgewählten Projekte, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele erreichen und mit den Portfoliozielen und -prioritäten übereinstimmen.

4. Portfoliobewertung und -verbesserung: Hierbei geht es um die regelmäßige Überprüfung des Portfolios als Ganzes, um seine Gesamtleistung zu bewerten und Möglichkeiten zur Verbesserung zu identifizieren.

Rollen im Projektportfoliomanagement

Es gibt verschiedene Rollen, die im Projektportfoliomanagement eine wesentliche Rolle spielen können:

1. Portfolio Manager:

Sie sind verantwortlich für die Leitung und Verwaltung des gesamten Portfolios. Dies umfasst die Überwachung der Portfolioleistung, die Koordination der Projekte und die Kommunikation mit Stakeholdern.

2. Projektleiter:

Sie leiten einzelne Projekte innerhalb des Portfolios und sind verantwortlich für die Erreichung der Projektergebnisse.

3. Führungskräfte/Steuerungskomitee:

Sie treffen strategische Entscheidungen zum Portfolio, einschließlich der Auswahl und Priorisierung von Projekten.

4. Stakeholder:

Sie haben ein Interesse oder einen Einfluss auf das Portfolio und können Input zu Portfolioentscheidungen geben.

Instrumente und Techniken

Es gibt verschiedene Instrumente und Techniken, die im Projektportfoliomanagement zur Anwendung kommen können, darunter Portfolio-Dashboards, Projektmanagement-Software, Risikomanagement-Tools, Entscheidungsbaum-Analyse, Nutzwertanalyse, ROI-Berechnung und vieles mehr.

Schlussfolgerung

Das Projektportfoliomanagement ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das Organisationen dabei unterstützen kann, den größtmöglichen Wert aus ihren Projekten herauszuholen und sicherzustellen, dass diese auf Unternehmensziele und -prioritäten ausgerichtet sind. Es erfordert eine sorgfältige Planung, Auswahl und Überwachung von Projekten sowie eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Projektportfoliomanagement

1. Was ist Projektportfoliomanagement?

Projektportfoliomanagement bezieht sich auf die zentralisierte Verwaltung von mehreren Projekten oder Programmen, die eine Organisation durchführt, um ihre strategischen Ziele zu erreichen. Es geht dabei um die Auswahl, Priorisierung, Überwachung und stetige Anpassung der Projekte im Portfolio.

2. Warum ist Projektportfoliomanagement wichtig?

Projektportfoliomanagement ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Projekte eines Unternehmens auf dessen strategische Ziele ausgerichtet sind. Es geht darum, den besten Nutzen und Wert aus den verfügbaren Ressourcen zu ziehen, das Risiko zu managen und eine effektive Entscheidungsfindung zu unterstützen.

3. Welche Prozesse sind im Projektportfoliomanagement involviert?

Zu den Prozessen des Projektportfoliomanagements gehören die Portfoliodefinition, die Projektauswahl und -priorisierung, die Portfolioüberwachung und -steuerung sowie die Portfoliobewertung und -verbesserung.

4. Wer ist in der Regel im Projektportfoliomanagement involviert?

In das Projektportfoliomanagement sind in der Regel verschiedene Personen und Rollen involviert, einschließlich des Portfolio-Managers, der Projektleiter, der Führungskraft oder des Lenkungsausschusses und der Stakeholder.

5. Welche Tools und Techniken werden im Projektportfoliomanagement eingesetzt?

In der Praxis werden verschiedene Tools und Techniken im Projektportfoliomanagement eingesetzt, darunter Portfolio-Dashboards, Projektmanagement-Software, Risikomanagement-Tools, und Techniken zur Entscheidungsfindung wie Nutzwertanalyse oder ROI-Berechnungen.

6. Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement?

Während das Projektmanagement sich auf die erfolgreiche Durchführung einzelner Projekte konzentriert, befasst sich das Projektportfoliomanagement mit der koordinierten Verwaltung von mehreren Projekten oder Programmen. Es liegt ein erheblicher Fokus auf der strategischen Ausrichtung, der Ressourcenoptimierung und dem Risikomanagement auf Unternehmensebene.

7. Wie kann das Projektportfoliomanagement zum Unternehmenserfolg beitragen?

Projektportfoliomanagement trägt zum Unternehmenserfolg bei, indem es sicherstellt, dass die durchgeführten Projekte zur Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens beitragen, die Ressourcen effizient genutzt werden, Risiken kontrolliert und ganzheitlich betrachtet werden und das Unternehmen insgesamt einen greifbaren Wert aus den Projekten zieht.