Projektgenehmigung

Was ist eine Projektgenehmigung?

Die Projektgenehmigung bezeichnet den Prozess, in dem ein vorgeschlagenes Projekt von wichtigen Stakeholdern oder einer ausgewählten Kontrollinstanz geprüft und genehmigt wird. Dabei wird entschieden, ob das Projekt initiiert werden soll, und danach werden erforderliche Ressourcen zugewiesen. Dies ist ein entscheidender Schritt im Projektmanagement, da er die offizielle Zustimmung und Unterstützung für den Beginn der Arbeit am Projekt signalisiert.

Bedeutung der Projektgenehmigung

Projekte erfordern in der Regel eine erhebliche Investition an Zeit, Geld und Ressourcen. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass das Projekt einen deutlichen Mehrwert bietet und gut geplant ist, bevor es grünes Licht bekommt. Eine Projektgenehmigung dient dazu, die Angemessenheit, Durchführbarkeit und den erwarteten Nutzen des Projekts zu bewerten. Es sorgt dafür, dass keine Projekte ohne gründliche Prüfung und in Überstimmung mit der strategischen Ausrichtung und den Zielen der Organisation begonnen werden.

Prozess der Projektgenehmigung

Der Prozess der Projektgenehmigung umfasst in der Regel mehrere Schritte:

1. Projektvorschlag oder Business Case:

In der ersten Phase wird ein Projektvorschlag oder Business Case erstellt. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das die Gründe für das Projekt, dessen Ziele, den Umfang, den Zeitplan, das geschätzte Budget und den erwarteten Nutzen aufzeigt.

2. Überprüfung durch die Zuständigen:

Der Projektvorschlag wird anschließend zur Überprüfung und Bewertung an die relevante Kontrollinstanz geleitet. Dies kann eine bestimmte Person im Management, ein Projektmanagementbüro (PMO) oder ein Lenkungsausschuss sein.

3. Bewertung und Entscheidung:

Anschließend wird das Projekt bewertet, in der Regel auf Grundlage seiner Ausrichtung auf die Unternehmensstrategie, der erwarteten Rentabilität und seiner Durchführbarkeit. Auf Grundlage dieser Bewertung wird dann eine Entscheidung getroffen, ob das Projekt genehmigt oder abgelehnt wird.

4. Kommunikation:

Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, wird diese Entscheidung dem Projektleiter oder dem Projektteam mitgeteilt. Bei positiver Entscheidung werden in der Regel weitere Ressourcen für das Projekt freigegeben und derartige Freigaben sind üblicherweise an Bedingungen geknüpft.

Faktoren, die die Projektgenehmigung beeinflussen können

Es gibt viele Faktoren, die die Entscheidung über die Genehmigung eines Projekts beeinflussen können. Dies können beispielsweise die strategische Bedeutung des Projekts, die erwartete Rentabilität, die Verfügbarkeit von Ressourcen, der zeitliche Rahmen, Risiko-Nutzen-Abwägungen, regulatorische Anforderungen und vieles mehr sein.

Schlussfolgerung

Die Projektgenehmigung ist ein wesentlicher Aspekt im Projektmanagement, welcher sicherstellt, dass Projekte sorgfältig geprüft und bewertet werden, bevor sie auf den Weg gebracht werden. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs, da nur sinnvolle, gut geplante und strategisch auf die Unternehmensziele abgestimmte Projekte grünes Licht bekommen. Jedes Unternehmen oder jede Organisation sollte daher einen robusten und gründlichen Prozess für die Projektgenehmigung implementieren.