Vorbildliches Projektmanagement beim DVZ Mecklenburg-Vorpommern.

Le Bihan sorgt für Qualitätssicherheit von Ausschreibungs-Unterlagen.

Die DVZ Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH (DVZ) mit Sitz in Schwerin ist der IT-Dienstleister des Landes Mecklenburg-Vorpommern. Hier werden unter anderem zentral die Daten von Landeseinrichtungen verarbeitet. Um für die ständige Verfügbarkeit und Sicherheit der Daten zu garantieren, sorgt das DVZ in allen Unternehmensbereichen für optimale Qualität. Im Bereich Projektmanagement wollen daher die Verantwortlichen die bisherige hauseigene PM-Lösung durch eine professionelle Standardlösung ersetzen. Gemeinsam mit einem Berater von Le Bihan wurde eine präzise, fachlich fundierte Ausschreibung erarbeitet.

Le Bihan Consulting GmbH - Le Bihan

Hoher Reifegrad
des Projektmanagements

Arne Hennes ist mehrfach zertifizierter Projektmanager und arbeitet im DVZ-Projektmanagement-Büro (PMO). „Der Reifegrad unseres Projektmanagements ist sehr hoch“, sagt Hennes. „Bei der Auswahl und Einführung einer neuen Projektmanagement-Software sorgt diese erfreuliche Tatsache aber durchaus für Herausforderungen.“

Während in vielen Unternehmen die Einführung einer Projektmanagement-Lösung erst der Anlass zur Definition passender Prozesse ist, gibt es beim DVZ bereits etablierte, erfolgreiche Projektstrukturen. Die neue Software soll diese Arbeitsabläufe stärker unterstützen als dies mit der bisherigen, selbstprogrammierten Lösung möglich war. „Von der Einführung einer professionellen Standardsoftware“, sagt Herr Hennes, „versprechen wir uns vor allem beim Prozess- und Ressourcen-Management nachhaltige Optimierungen.“

„Jedes Projekt beinhaltet gewisse Risiken. Deshalb steht bei uns das Risikomanagement an erster Stelle, und wir haben unseren Leistungskatalog einer Qualitätssicherung durch die Projektmanagement-Spezialisten von Le Bihan unterzogen.“

Arne Hennes, Leiter des DVZ Projektmanagement-Büros

Download der gesamten Story Le Bihan Consulting GmbH - Le Bihan

Der Anforderungskatalog
ist das Herzstück der Ausschreibungs

Damit diese Software exakt den Kriterien entspricht, die Hennes und sein 5-köpfiges Expertenteam sich wünschen, wird ein detaillierter Anforderungskatalog zusammengestellt. Hunderte von Fragen aus verschiedensten Bereichen helfen, „die Software zu finden, die perfekt zu uns passt“. Das DVZ legt z. B. Wert auf eine differenzierte Visualisierung der Ressourcenplanung: Die Mitarbeiter sollen auf einen Blick sehen, in welche Projekte sie involviert sind und welche Aufgaben ihnen zugeordnet werden. Projektleiter dagegen sollen nicht nur flexibel Ressourcen planen können, sondern auch die Auswirkungen, die bei dieser Planung auf einzelne Projekte entstehen, jederzeit im Blick behalten.

Von zentraler Bedeutung ist die Abbildung der bereits bestehenden Projektabläufe des DVZ in der neuen Software. Diese muss sowohl das Einzel- als auch Multimanagement unterstützen, muss über ein Portfolio-Management sowie ein Programm-Management verfügen. Auch die Erstellung von Berichten und Reports, die in der Regel automatisch von einer Projektmanagement-Software initiiert werden, muss in die Projektstruktur des DVZ passen und die erforderlichen Informationen beinhalten.

Da es sich bei diesem Software-Projekt um ein Investment von mehreren hunderttausend Euro handelt, ist für das DVZ eine europaweite Ausschreibung vorgeschrieben. „Nur über den Leistungskatalog, in dem die Anforderungen an die gewünschte SW-Lösung genau beschrieben sind, können wir die eingehenden Angebote filtern“, weiß Hennes. „Fehler oder fehlende Punkte im Leistungskatalog können schlimmstenfalls dazu führen, dass eine falsche Software angeschafft wird, die nicht oder nur teilweise nutzbar ist.“ Aus diesem Grund ist für Herrn Hennes der Leistungskatalog „das Herzstück der Ausschreibung“.

Qualitätsprüfung durch Le Bihan

Bei diesem komplexen Anforderungsprofil, das laut Hennes 14 Bereiche und über 400 Einzelfragen umfasst, darf selbstverständlich nichts übersehen werden. Das DVZ holt sich deshalb einen externen Projektmanagement-Spezialisten für Projektmanagement-SW Ausschreibungen hinzu: Ein Consultant des Beratungsunternehmens Le Bihan. Dieser wird für Herrn Hennes zu einem wichtigen „Sparring-Partner“.

Ausschreibungen bergen immer ein großes Risiko, da sie verpflichtend sind“, weiß Hennes. „Wenn wir wichtige Anforderungen vergessen haben, geht das nach hinten los. So etwas ist vor lauter Betriebsblindheit schneller passiert als man meint.“ In Workshops stellt der Berater gemeinsam mit Herrn Hennes die Optimierung des Leistungskatalogs sicher, indem er detailgenau alle Aspekte beleuchtet und hinterfragt. Die Ausschreibungsunterlagen entsprechen anschließend höchsten Anforderungen, um zu einem erfolgreichen Ergebnis zu führen.

Neben dem eigentlichen Ziel des Beratungsmandats, den Leistungskatalog zu optimieren und auf Validität zu prüfen, ergaben sich auch wertvolle Reflektionen über das Gesamtprojekt, die dem DVZ interessante Ansätze und Überlegungen lieferten. Hennes: „Der professionelle Austausch war eine sehr große Hilfe und hat uns wichtige Ergänzungen und Präzisierungen in den Formulierungen gebracht. Außerdem war es gut, dass wir zum Abschluss eine externe Qualitätsabnahme durch Le Bihan hatten. So wissen wir, dass wir mithilfe von Le Bihan die bestmögliche Grundlage für eine erfolgreiche Ausschreibung geschaffen haben.“

„Le Bihan hat uns sehr geholfen, den Leistungskatalog für unsere Ausschreibung bis ins kleinste Detail valide zu formulieren.“

Arne Hennes, Leiter des DVZ Projektmanagement-Büros

Über den Kunden

DVZ Datenverarbeitungszentrum
Mecklenburg-Vorpommern
GmbH

Das DVZ sitzt in Schwerin und ist IT-Service-Provider der Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern. Sie ist langjährige Partnerin des öffentlichen Sektors und muss als solche höchsten Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit gerecht werden. Die 400 DVZ-Mitarbeiter bringen deshalb ihr Verwaltungs- Know-how sowie ihre IT-Kompetenz ein, um den angeschlossenen Einrichtungen, wie beispielweise Ministerien, Polizei und Justiz, den bestmöglichen Service zu bieten. Die Kernkompetenzen des DVZ liegen in den Bereichen IT-Consulting, IT-Compliance und Managed Services; gleichzeitig garantiert das Hochsicherheitsrechenzent-rum höchste Datensicherheit.

Weitere Informationen unter: www.dvz-mv.de

This site is registered on wpml.org as a development site.