DACHSER findet passende Projektmanagement-Plattform

Weil sich DACHSER bei der Suche nach einer Projektmanagement-Plattform mit Le Bihan professionelle Unterstützung an die Seite holte, konnte sogar ein sehr ambitionierter Zeitplan eingehalten werden.    

Beim international erfolgreichen Logistikdienstleister Dachser war parallel zum Unternehmenswachstum auch die Anzahl der Tools, die für das Management der zahlreichen Projekte genutzt werden, gestiegen. Um deren Steuerung nicht nur effektiver zu gestalten, sondern auch einheitliche Standards und Prozesse einzuführen, machte man sich auf die Suche nach einer passenden Projektmanagement-Plattform. Eine besondere Herausforderung war dabei das mit der Geschäftsführung abgestimmte Zeitfenster. Der Plan: Innerhalb von einem Jahr sollte es bereits erste konkrete Fortschritte geben.

Matthias Wendl, Department Head IT Consulting & Projektmanagement bei Dachser, nahm mit seinem Projektteam diese Herausforderung an. Seitens der Geschäftsführung war ihm ein Team aus neun Leuten, die pro Woche jeweils 1,5 Tage ihrer Arbeitszeit für das Projekt aufbringen durften, zugeteilt worden. Man bildete sogleich zwei Gruppen, die in unterschiedliche Richtungen recherchieren sollten: Das eine Team bekam die Aufgabe, sich mit den vorhandenen Strukturen und Prozessen zu befassen und das andere sollte sich auf die Suche nach möglichen Projektmanagement-Tools machen.

Von Personas, Scrum-Mastern und Stage-Gate-Prozessen

„Wir hatten 2022 einen Mix aus Tools und Prozessen, die nicht miteinander kompatibel waren. Deshalb haben wir zuerst einmal Interviews mit all denjenigen geführt, die in die zahlreichen Dachser-Projekte involviert waren. Wir wollten lernen, was für die Einzelnen bei ihrer täglichen Arbeit wichtig ist und welche Form von Unterstützung sie benötigen, um erfolgreich zu sein“, sagt Matthias Wendl. Nachdem er sich zusammen mit seinem Projektmanagement-Team einen Überblick verschafft hatte, entwickelte man fünf Personas, die zukünftig mit der neuen Plattform arbeiten sollten. Als Anwender legte man folgende Personas fest: Projektleiter, Programm Manager, Ressourcen Manager, Projektportfolio Manager und Scrum Product Owner. Ihnen wurden Aufgaben wie das Entwickeln von Workflows, Erzeugen von Reports, Definieren von Meilensteinen, Management der Ressourcen und Risiken, Einbetten in die Sprint-Planung uvm. zugeordnet.

Parallel dazu hatte man eine Tool-Übersicht zusammengestellt, in der potenzielle Projektmanagementlösungen und deren Funktionalitäten aufgelistet waren. „Das war eine sehr lange Liste und uns war nicht ganz klar, wie wir die Personas, deren Anforderungsprofile und die Funktionen der Lösungen sinnvoll gegenüberstellen sollten“, erinnert sich der Projektleiter.

Da er durch die Teilnahme an der Münchner PM-Welt bereits Kontakt zu Le Bihan hatte, kontaktierte Matthias Wendl das Beratungsunternehmen, um sich für den Entscheidungsprozess professionelle Unterstützung an die Seite zu holen.

Die Nadel im Heuhaufen finden

Die Besonderheit zu diesem Zeitpunkt war, dass man sich auf der einen Seite die ausreichende Zeit für die Toolauswahl nehmen wollte, zum anderen aber die vorgegebene Timeline im Auge behalten musste. Die Bandbreite der unterschiedlichen Anforderungen an eine einzuführende Projektmanagement-Plattform erschwerte die Ausgangslage zusätzlich. Dank dem flexiblen Beratungsansatz von Le Bihan war es trotzdem möglich, ein schlankes Vorgehen für den Auswahlprozess zugrunde zu legen und die Besonderheiten innerhalb der heterogenen Projektlandschaft bei Dachser – vom kleinen Einzelprojekt bis hin zu komplexen Portfoliomanagementprozessen – zu berücksichtigen.

Im ersten Schritt reduzierte man – basierend auf dem Knowhow der Beratungsexperten – die Anbieterliste auf 10 Softwarehersteller. Dann entwickelte man gemeinsam einen Demoguide, den diese Anbieter durchlaufen mussten.

Im Nachgang zu den Demos wurde auf Basis zuvor definierter Kriterien eine Shortlist von drei Anbietern zusammengestellt. Für diese wurde ein individueller Use Case entwickelt, der von den drei Finalisten im Rahmen eines eintägigen Workshops umgesetzt werden sollte. Wendl: „Bei der Entwicklung des Use Case haben wir auf Schwarmintelligenz gesetzt. Wir haben wieder ganz viele Kollegen, ca. 50, zu ihrer Projektarbeit befragt und deren Impulse und Feedback in den Use Case einfließen lassen.“

Die Demos, die die Softwareunternehmen dann im Anschluss an den Use-Case-Workshop gehalten haben, ließ man als Video aufzeichnen. Das sollte nicht nur dem Projektteam bei der Entscheidungsfindung helfen, sondern man stellte diese Videos auch all denen zur Verfügung, die zuvor befragt wurden.

In sechs Monaten bis zur Entscheidung

Als man das Feedback seiner Kollegen und die Einschätzung der Experten von Le Bihan hatte, fällten Wendl und sein Team eine Entscheidung. Diese ist Grundlage dafür, dass bei Dachser das Projektmanagement heute nicht nur nach festen Standards abläuft, sondern auch alle Projektinformationen zentral an- und abgelegt werden und für die Projektmitglieder problemlos einseh- und bearbeitbar sind.

„Le Bihan hat uns in dieser Phase extrem geholfen. Ohne deren Expertise wäre es nicht möglich gewesen sich innerhalb von sechs Monaten eine solide Marktübersicht zu verschaffen, einen Auswahlprozess zu durchlaufen und eine passende Projektmanagementplattform zu finden, mit der wir erfolgreich arbeiten können“, freut sich Matthias Wendl.

Seiner Meinung nach war das Wichtigste die Tatsache, dass Le Bihan das Anforderungsprofil von Dachser mit dem Leistungsportfolio der Anbieter in Deckung gebracht hat, sodass deutlich erkennbar war, welche Lösung dem Logistikunternehmen den größten Nutzen bringen würde. „Le Bihan war genau der richtige Partner in dieser Phase unseres Projekts. Ohne deren Übersetzungskünste wären wir nicht in der Lage gewesen so eine fundierte Entscheidung zu fällen. Das war Gold wert – vor allem die Debriefings nach den Demos“, ergänzt der Projektleiter.

Standardisierte Projektmanagement-Prozesse und eine zufriedene Geschäftsführung 

Sobald im Sommer 2022 die Entscheidung zugunsten einer Projektmanagement-Plattform gefallen war, machte sich der Projektleiter mit seinem Team an den Rollout der Lösung. Im April 2023 ging das Tool live und inzwischen arbeiten knapp 1.000 Dachser-Mitarbeiter mit dem Programm. Matthias Wendl: „Wir haben einen agilen Ansatz, sprich die Basis steht, aber die Nutzung des Programms wird immer weiter ausgebaut. Derzeit etwa arbeiten wir an verschiedenen Dashboards.“

Er freut sich, dass in so kurzer Zeit so viel erreicht wurde, beispielsweise einheitliche Projektanträge etwa für Budgets, ein fest definierter Freigabeprozess, einheitliche Ablagesysteme uvm. Noch erfreulicher aber findet der Projektleiter, dass das Feedback der Kollegen zur neuen Projektmanagement-Plattform überwiegend positiv ist, was bei einer so grundlegenden Veränderung keine Selbstverständlichkeit ist. Den Grund dafür sieht Wendl nicht zuletzt in der Tatsache begründet, dass er seine Kollegen von Anfang an intensiv in den Entscheidungsprozess mit eingebunden hat. Man habe von Beginn an viel kommuniziert und über den aktuellen Status des Projekts informiert.

Heute hat das Projektteam bei Dachser ein Stage-Gate-Modell implementiert, das allen nicht nur eine gute Orientierung bietet, sondern von deren Ergebnissen auch die Geschäftsführung profitiert. Sie erhält jetzt quartalsweise einen topaktuellen Report, wie es um die zahlreichen Projekte bei Dachser bestellt ist. Zwar gab es auch früher schon regelmäßig entsprechende Projektberichte, aber deren Erstellung war durchaus aufwendig und die Zahlen nicht immer aktuell. Heute können die Reports auf Knopfdruck gezogen und in übersichtlichen Dashboards visualisiert werden. „Diese neue Transparenz hilft vor allem bei der Priorisierung der Projekte, weil sich die Verantwortlichen besser fokussieren und Engpässe frühzeitig identifizieren können“, fasst Wendl die Mehrwerte zusammen. So profitiert der Logistikkonzern schon 16 Monate nach den ersten Recherchen von einem sehr hohen Projektmanagement-Level und das, obwohl der unternehmensweite und umfassende Rollout noch voll im Gang ist.