Projektumfang

Was ist der Projektumfang?

Der Projektumfang, auch als Projektkontext oder -rahmen bekannt, ist eine grundlegende Komponente eines jeden Projekts. Er definiert, was genau das Projekt beinhaltet und legt die Erwartungen für die Deliverables und Ergebnisse fest. Der Umfang wird oft in einem Projektrahmenplan oder Pflichtenheft dokumentiert und dient als Referenzpunkt für das gesamte Projektteam.

Definition und Bedeutung

Der Projektumfang wird im Allgemeinen als die Gesamtheit der Aktivitäten, Lieferungen, Ziele und Anforderungen definiert, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Er umfasst die Parameter, innerhalb derer das Projekt ausgeführt wird. Die genaue Definition des Projektumfangs kann jedoch je nach Art des Projekts und den spezifischen Anforderungen der Stakeholder variieren. Verständlich definierte und gut kommunizierte Projektumfänge führen zu einer klaren Orientierung, vermeiden Missverständnisse und tragen zur Reduzierung des Projektrisikos bei. Ein klar definierter Projektumfang stellt sicher, dass alle Beteiligten auf das gleiche Ziel hinarbeiten und erleichtert die Gewichtung und Priorisierung von Anforderungen.

Projektumfang erstellen

Die Erstellung eines Projektumfangs beinhaltet mehrere Schritte.

Diese umfassen in der Regel:

1. Ermittlung von Anforderungen:

Der erste Schritt bei der Definition des Projektumfangs besteht darin, die Anforderungen der Stakeholder zu ermitteln. Dazu kann man verschiedene Techniken wie Interviews, Workshops oder Marktforschung einsetzen.

2. Definition von Zielen und Lieferobjekten:

Anschließend müssen die spezifischen Ziele und Lieferobjekte des Projekts definiert werden. Diese sollten so konkret wie möglich sein und müssen in Abhängigkeit von den identifizierten Anforderungen gesetzt werden.

3. Erstellung einer Arbeitsstruktur (Work Breakdown Structure, WBS):

Nachdem die Ziele und Lieferobjekte festgelegt wurden, kann eine WBS erstellt werden. Diese zerlegt das Gesamtprojekt in kleinere, handhabbare Teilaufgaben oder Arbeitspakete.

4. Festlegen von Grenzen:

Es ist ebenso wichtig, zu bestimmen, was NICHT im Rahmen des Projekts enthalten sein soll. Diese Grenzen zu setzen, ist entscheidend, um eine „Scope Creep“ zu vermeiden, die später zu Verzögerungen und Budgetüberschreitungen führen kann.

5. Zustimmung und Dokumentation:

Schließlich muss der Projektumfang von allen relevanten Stakeholdern genehmigt und dann vollständig und klar dokumentiert werden.

Umgang mit Änderungen des Projektumfangs

Im Laufe eines Projekts kann es vorkommen, dass sich der Projektumfang ändert. Dies kann aufgrund von äußeren Faktoren, Änderungen in den Anforderungen der Stakeholder oder unerwarteten Herausforderungen passieren. Es ist wichtig, einen formalen Prozess für die Umfangsänderungskontrolle zu haben, um solche Änderungen effektiv zu handhaben. Diese Veränderungen sollten dann auch in den status quo des Projekts einfließen und entsprechend dokumentiert werden.

Schlussfolgerung

Der Projektumfang ist ein kritischer Bestandteil des Projektmanagements, der genau definiert und kontinuierlich überwacht werden muss. Eine klare Definition hilft dabei, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen, das Projektrisiko zu minimieren und den Projekterfolg sicherzustellen. Durch die Aufnahme von Anpassungsprozessen für den Projektumfang kann ein Projekt zudem flexibel auf Veränderungen reagieren und dennoch die Kontrolle behalten.