Weil sich DACHSER bei der Suche nach einer Projektmanagement-Plattform mit Le Bihan professionelle Unterst\u00fctzung an die Seite holte, konnte sogar ein sehr ambitionierter Zeitplan eingehalten werden. <\/p>\n\n\n\n
Beim international erfolgreichen Logistikdienstleister Dachser war parallel zum Unternehmenswachstum auch die Anzahl der Tools, die f\u00fcr das Management der zahlreichen Projekte genutzt werden, gestiegen. Um deren Steuerung nicht nur effektiver zu gestalten, sondern auch einheitliche Standards und Prozesse einzuf\u00fchren, machte man sich auf die Suche nach einer passenden Projektmanagement-Plattform. Eine besondere Herausforderung war dabei das mit der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung abgestimmte Zeitfenster. Der Plan: Innerhalb von einem Jahr sollte es bereits erste konkrete Fortschritte geben.<\/em><\/p>\n\n\n\n Matthias Wendl, Department Head IT Consulting & Projektmanagement bei Dachser, nahm mit seinem Projektteam diese Herausforderung an. Seitens der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung war ihm ein Team aus neun Leuten, die pro Woche jeweils 1,5 Tage ihrer Arbeitszeit f\u00fcr das Projekt aufbringen durften, zugeteilt worden. Man bildete sogleich zwei Gruppen, die in unterschiedliche Richtungen recherchieren sollten: Das eine Team bekam die Aufgabe, sich mit den vorhandenen Strukturen und Prozessen zu befassen und das andere sollte sich auf die Suche nach m\u00f6glichen Projektmanagement-Tools machen.<\/p>\n\n\n\n Von Personas, Scrum-Mastern und Stage-Gate-Prozessen<\/strong><\/p>\n\n\n\n \u201eWir hatten 2022 einen Mix aus Tools und Prozessen, die nicht miteinander kompatibel waren. Deshalb haben wir zuerst einmal Interviews mit all denjenigen gef\u00fchrt, die in die zahlreichen Dachser-Projekte involviert waren. Wir wollten lernen, was f\u00fcr die Einzelnen bei ihrer t\u00e4glichen Arbeit wichtig ist und welche Form von Unterst\u00fctzung sie ben\u00f6tigen, um erfolgreich zu sein\u201c, sagt Matthias Wendl. Nachdem er sich zusammen mit seinem Projektmanagement-Team einen \u00dcberblick verschafft hatte, entwickelte man f\u00fcnf Personas, die zuk\u00fcnftig mit der neuen Plattform arbeiten sollten. Als Anwender legte man folgende Personas fest: Projektleiter, Programm Manager, Ressourcen Manager, Projektportfolio Manager und Scrum Product Owner. Ihnen wurden Aufgaben wie das Entwickeln von Workflows, Erzeugen von Reports, Definieren von Meilensteinen, Management der Ressourcen und Risiken, Einbetten in die Sprint-Planung uvm. zugeordnet.<\/p>\n\n\n\n Parallel dazu hatte man eine Tool-\u00dcbersicht zusammengestellt, in der potenzielle Projektmanagementl\u00f6sungen und deren Funktionalit\u00e4ten aufgelistet waren. \u201eDas war eine sehr lange Liste und uns war nicht ganz klar, wie wir die Personas, deren Anforderungsprofile und die Funktionen der L\u00f6sungen sinnvoll gegen\u00fcberstellen sollten\u201c, erinnert sich der Projektleiter.<\/p>\n\n\n\n Da er durch die Teilnahme an der M\u00fcnchner PM-Welt bereits Kontakt zu Le Bihan hatte, kontaktierte Matthias Wendl das Beratungsunternehmen, um sich f\u00fcr den Entscheidungsprozess professionelle Unterst\u00fctzung an die Seite zu holen.<\/p>\n\n\n\n Die Nadel im Heuhaufen finden<\/strong><\/p>\n\n\n\n Die Besonderheit zu diesem Zeitpunkt war, dass man sich auf der einen Seite die ausreichende Zeit f\u00fcr die Toolauswahl nehmen wollte, zum anderen aber die vorgegebene Timeline im Auge behalten musste. Die Bandbreite der unterschiedlichen Anforderungen an eine einzuf\u00fchrende Projektmanagement-Plattform erschwerte die Ausgangslage zus\u00e4tzlich. Dank dem flexiblen Beratungsansatz von Le Bihan war es trotzdem m\u00f6glich, ein schlankes Vorgehen f\u00fcr den Auswahlprozess zugrunde zu legen und die Besonderheiten innerhalb der heterogenen Projektlandschaft bei Dachser \u2013 vom kleinen Einzelprojekt bis hin zu komplexen Portfoliomanagementprozessen \u2013 zu ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n\n\n\n Im ersten Schritt reduzierte man \u2013 basierend auf dem Knowhow der Beratungsexperten \u2013 die Anbieterliste auf 10 Softwarehersteller. Dann entwickelte man gemeinsam einen Demoguide, den diese Anbieter durchlaufen mussten.<\/p>\n\n\n\n Im Nachgang zu den Demos wurde auf Basis zuvor definierter Kriterien eine Shortlist von drei Anbietern zusammengestellt. F\u00fcr diese wurde ein individueller Use Case entwickelt, der von den drei Finalisten im Rahmen eines eint\u00e4gigen Workshops umgesetzt werden sollte. Wendl: \u201eBei der Entwicklung des Use Case haben wir auf Schwarmintelligenz gesetzt. Wir haben wieder ganz viele Kollegen, ca. 50, zu ihrer Projektarbeit befragt und deren Impulse und Feedback in den Use Case einflie\u00dfen lassen.\u201c<\/p>\n\n\n\n Die Demos, die die Softwareunternehmen dann im Anschluss an den Use-Case-Workshop gehalten haben, lie\u00df man als Video aufzeichnen. Das sollte nicht nur dem Projektteam bei der Entscheidungsfindung helfen, sondern man stellte diese Videos auch all denen zur Verf\u00fcgung, die zuvor befragt wurden.<\/p>\n\n\n\n In sechs Monaten bis zur Entscheidung<\/strong><\/p>\n\n\n\n Als man das Feedback seiner Kollegen und die Einsch\u00e4tzung der Experten von Le Bihan hatte, f\u00e4llten Wendl und sein Team eine Entscheidung. Diese ist Grundlage daf\u00fcr, dass bei Dachser das Projektmanagement heute nicht nur nach festen Standards abl\u00e4uft, sondern auch alle Projektinformationen zentral an- und abgelegt werden und f\u00fcr die Projektmitglieder problemlos einseh- und bearbeitbar sind.<\/p>\n\n\n\n \u201eLe Bihan hat uns in dieser Phase extrem geholfen. Ohne deren Expertise w\u00e4re es nicht m\u00f6glich gewesen sich innerhalb von sechs Monaten eine solide Markt\u00fcbersicht zu verschaffen, einen Auswahlprozess zu durchlaufen und eine passende Projektmanagementplattform zu finden, mit der wir erfolgreich arbeiten k\u00f6nnen\u201c, freut sich Matthias Wendl.<\/p>\n\n\n\n Seiner Meinung nach war das Wichtigste die Tatsache, dass Le Bihan das Anforderungsprofil von Dachser mit dem Leistungsportfolio der Anbieter in Deckung gebracht hat, sodass deutlich erkennbar war, welche L\u00f6sung dem Logistikunternehmen den gr\u00f6\u00dften Nutzen bringen w\u00fcrde. \u201eLe Bihan war genau der richtige Partner in dieser Phase unseres Projekts. Ohne deren \u00dcbersetzungsk\u00fcnste w\u00e4ren wir nicht in der Lage gewesen so eine fundierte Entscheidung zu f\u00e4llen. Das war Gold wert \u2013 vor allem die Debriefings nach den Demos\u201c, erg\u00e4nzt der Projektleiter.<\/p>\n\n\n\n Standardisierte Projektmanagement-Prozesse<\/strong> und eine zufriedene Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung\u00a0<\/strong><\/p>\n\n\n\n Sobald im Sommer 2022 die Entscheidung zugunsten einer Projektmanagement-Plattform gefallen war, machte sich der Projektleiter mit seinem Team an den Rollout der L\u00f6sung. Im April 2023 ging das Tool live und inzwischen arbeiten knapp 1.000 Dachser-Mitarbeiter mit dem Programm. Matthias Wendl: \u201eWir haben einen agilen Ansatz, sprich die Basis steht, aber die Nutzung des Programms wird immer weiter ausgebaut. Derzeit etwa arbeiten wir an verschiedenen Dashboards.\u201c<\/p>\n\n\n\n Er freut sich, dass in so kurzer Zeit so viel erreicht wurde, beispielsweise einheitliche Projektantr\u00e4ge etwa f\u00fcr Budgets, ein fest definierter Freigabeprozess, einheitliche Ablagesysteme uvm. Noch erfreulicher aber findet der Projektleiter, dass das Feedback der Kollegen zur neuen Projektmanagement-Plattform \u00fcberwiegend positiv ist, was bei einer so grundlegenden Ver\u00e4nderung keine Selbstverst\u00e4ndlichkeit ist. Den Grund daf\u00fcr sieht Wendl nicht zuletzt in der Tatsache begr\u00fcndet, dass er seine Kollegen von Anfang an intensiv in den Entscheidungsprozess mit eingebunden hat. Man habe von Beginn an viel kommuniziert und \u00fcber den aktuellen Status des Projekts informiert.<\/p>\n\n\n\n Heute hat das Projektteam bei Dachser ein Stage-Gate-Modell implementiert, das allen nicht nur eine gute Orientierung bietet, sondern von deren Ergebnissen auch die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung profitiert. Sie erh\u00e4lt jetzt quartalsweise einen topaktuellen Report, wie es um die zahlreichen Projekte bei Dachser bestellt ist. Zwar gab es auch fr\u00fcher schon regelm\u00e4\u00dfig entsprechende Projektberichte, aber deren Erstellung war durchaus aufwendig und die Zahlen nicht immer aktuell. Heute k\u00f6nnen die Reports auf Knopfdruck gezogen und in \u00fcbersichtlichen Dashboards visualisiert werden. \u201eDiese neue Transparenz hilft vor allem bei der Priorisierung der Projekte, weil sich die Verantwortlichen besser fokussieren und Engp\u00e4sse fr\u00fchzeitig identifizieren k\u00f6nnen\u201c, fasst Wendl die Mehrwerte zusammen. So profitiert der Logistikkonzern schon 16 Monate nach den ersten Recherchen von einem sehr hohen Projektmanagement-Level und das, obwohl der unternehmensweite und umfassende Rollout noch voll im Gang ist.<\/p>\n","protected":false},"featured_media":9018,"template":"","meta":{"_acf_changed":true,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":""},"class_list":["post-13323","success-stories","type-success-stories","status-publish","has-post-thumbnail","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.lebihan.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/success-stories\/13323","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.lebihan.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/success-stories"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.lebihan.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/success-stories"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lebihan.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/9018"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.lebihan.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=13323"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}