{"id":13322,"date":"2025-12-05T13:02:29","date_gmt":"2025-12-05T12:02:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.lebihan.de\/?post_type=success-stories&p=13322"},"modified":"2025-12-05T13:02:29","modified_gmt":"2025-12-05T12:02:29","slug":"weg-von-der-excel-tapete-hin-zum-digitalen-pmo","status":"publish","type":"success-stories","link":"https:\/\/www.lebihan.de\/en\/success-stories\/weg-von-der-excel-tapete-hin-zum-digitalen-pmo\/","title":{"rendered":"Weg von der \u201eExcel-Tapete\u201c \u2013 hin zum digitalen PMO"},"content":{"rendered":"\n

Ausgangslage<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Projekte sind unverzichtbare Treiber f\u00fcr die Zukunft von Thieme und sprechen f\u00fcr die gro\u00dfe Dynamik im Unternehmen. Um das gesamte Projektportfolio angemessen steuern und von Synergien nachhaltiger profitieren zu k\u00f6nnen, richtete die Thieme Gruppe bereits 2015 ein zentrales Project Management Office (PMO) ein. Auch wenn mit dem PMO mehr Transparenz m\u00f6glich wurde, blieben hinsichtlich der Steuerung einzelner Projekt noch einige Fragen ungel\u00f6st. Der Grund: Das Management der Projekte erfolgte mehrheitlich mit Excel. So konnten Projektmanager und Projektleiter einzelne Projekte gut steuern, aber um den Gesamt\u00fcberblick zu behalten, behalfen sich die Mitarbeitenden des PMO mit einer “Excel-Tapete”. Diese manuelle Zusammenstellung einzelner Excel-Ausdrucke bildete das Cockpit der Projektsteuerung. <\/p>\n\n\n\n

Um das gesamte Projektportfolio ad\u00e4quat steuern zu k\u00f6nnen und die Machbarkeit der einzelnen Projekte im Blick zu behalten, machte sich die Thieme Gruppe 2020 auf die Suche nach einem Projektportfoliomanagement-System. Bei der Recherche nach potenziellen Tools stie\u00dfen die Verantwortlichen auf ein Webinar von Le Bihan, das sie \u00fcberzeugte und zu einer Zusammenarbeit f\u00fchrte.<\/p>\n\n\n\n

Auf der Suche nach Experten<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u201eUns war klar, dass wir mit der “Excel-Tapete” an unsere Grenzen gelangt waren. Au\u00dferdem war das Exzerpieren aus Excel extrem aufw\u00e4ndig und fehleranf\u00e4llig. Das f\u00fchrte dazu, dass wir begannen, uns mit der Einf\u00fchrung einer Projektmanagementl\u00f6sung zu befassen\u201c, erl\u00e4utert Jeannine Kraft, Director des PMO der Thieme Gruppe.<\/p>\n\n\n\n

Bei der Internet-Recherche stie\u00df Jeannine Kraft 2020 auf ein Webinar von Le Bihan, in dem beschrieben wurde, worauf bei der Toolauswahl besonders zu achten sei. Kraft: \u201eMir wurde klar, dass das Angebot an Projektmanagementl\u00f6sungen so vielf\u00e4ltig ist, dass es gut w\u00e4re, einen Partner an der Seite zu haben, der diesen Markt vollst\u00e4ndig durchdrungen hat. Es erschien mir sinnvoller, gemeinsam mit solchen Experten die passende Software zu finden, als mir selbst all das Wissen anzueignen.\u201c<\/p>\n\n\n\n

Die richtige Vorbereitung ist das A&O<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Also buchte Thieme im Fr\u00fchjahr 2021 bei Le Bihan einen Workshop, um einen ersten Einstieg in die Thematik zu bekommen. \u201eDa wir unsere Prozesse und Strukturen sehr gut kennen, konnten wir schnell ein Konzept aufsetzen, das die Anforderungen an eine Projektmanagementl\u00f6sung sehr detailliert beschreibt\u201c, fasst Kraft zusammen. \u201eWichtig war allen Beteiligten, dass die neue L\u00f6sung ein m\u00f6glichst einfaches und effektives Arbeiten in Projekten erm\u00f6glicht. \u201cDeshalb haben wir die Kollegen, die bei Thieme in Projekten arbeiten, bereits zu einem sehr fr\u00fchen Zeitpunkt eingebunden \u2013 zum Schluss auch das Controlling. Wir legen gro\u00dfen Wert auf Transparenz, insbesondere im Kontext von Investitionen und uns war wichtig, dass das Projektmanagement zuk\u00fcnftig alle relevanten Informationen erfasst \u2013 von der Projektinitialisierung bis zum Controlling\u201c, erkl\u00e4rt die PMO-Direktorin. <\/p>\n\n\n\n

Die von Le Bihan empfohlene und von Jeannine Kraft und ihrem Team umgesetzte Vorgehensweise war in verschiedene Phasen aufgeteilt: In der ersten Phase ging es um das Anforderungsprofil, die Toolauswahl und die Konzeption. Dann galt es, das Kapazit\u00e4tsmanagement aufzusetzen und im dritten Schritt die Implementierung und den Rollout zu realisieren. Schlussendlich soll in einer vierten Phase das Ressourcenmanagement umgesetzt werden. Dieses hatte das Team bewusst au\u00dfen vorgelassen, da hier noch Besonderheiten zu regeln waren.<\/p>\n\n\n\n

Vom Konzept \u00fcber das Lastenheft zur Ausschreibung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Als nach zahlreichen Workshops, an denen Le Bihan und die verschiedenen Stakeholder von Thieme teilnahmen, die Anforderungen feststanden, galt es, daraus ein Lastenheft zu entwickeln. \u201eAn dieser Stelle hat uns Le Bihan sehr gut unterst\u00fctzt. Dank ihrer Expertise war schnell klar, welche Funktions- und Feature-Anforderungen wir ben\u00f6tigen, um ein wirkungsvolles, unternehmensweites Projektmanagement-Tool zu etablieren. Le Bihan denkt in Funktionen und wir in Anforderungen \u2013 das war das perfekte Match\u201c, erl\u00e4utert Jeannine Kraft.<\/p>\n\n\n\n

Als das Lastenheft im Sommer 2021 fertiggestellt war, kam der PM Toolfinder von Le Bihan zum Einsatz. \u00dcber diese Plattform hat Le Bihan eine Ausschreibung erstellt, verschiedene Optionen konsolidiert und schlie\u00dflich eine Shortlist erstellt. Diese Tools wurden im Rahmen eines PoC intensiver unter die Lupe genommen. Auch an dieser Stelle hat Le Bihan das Thieme PMO entlastet \u2013 nicht zuletzt dadurch, dass der Dienstleister die Kommunikation mit den Herstellern \u00fcbernahm. Die Entscheidung fiel schlussendlich auf die Einf\u00fchrung der Software Blue Ant.<\/p>\n\n\n\n

Le Bihan: H\u00fcter des PM-Konzepts<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Zwar hatte man Le Bihan urspr\u00fcnglich wegen der Unterst\u00fctzung bei der Toolauswahl angefragt, aber je l\u00e4nger die Zusammenarbeit andauerte, umso klarer wurden die Mehrwerte f\u00fcr Thieme. Jeannine Kraft: \u201eAuch bei der Implementierung von Blue Ant haben wir profitiert. Die Consultants waren so etwas wie die H\u00fcter des PM-Konzepts und haben mit Argusaugen darauf geachtet, dass wir uns nicht in die falsche Richtung bewegen.\u201c <\/p>\n\n\n\n

Im Januar 2023 folgte dann der Rollout von Blue Ant. Insgesamt lernten \u00fcber 150 Mitarbeitende und einige externe Partner die Arbeit mit dem System. Auch wenn die Einf\u00fchrung einer neuen Software eine Ver\u00e4nderung an den Arbeitspl\u00e4tzen der Mitarbeitenden darstellt, war das Feedback gr\u00f6\u00dftenteils positiv. Vor allem die leichte Bedienbarkeit, das automatisch erzeugte Reporting und die gr\u00f6\u00dfere Transparenz lobten die Nutzer und Nutzerinnen.<\/p>\n\n\n\n

Das Projekt war g\u00fcnstiger als geplant \u2013 trotz oder wegen Le Bihan<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Innerhalb von nur einem Jahr ist es gelungen, das Projektmanagement der Thieme Gruppe in einem gemeinsamen digitalen Tool abzubilden und damit auf das n\u00e4chste Level zu heben. \u201eDie Digitalisierung und der unternehmensweite Rollout eines einheitlichen Projektmanagements haben sehr gut funktioniert: Wir haben eine bessere Datenqualit\u00e4t, mehr Transparenz, mehr Zeit und k\u00f6nnen unsere Projekte jetzt zielgerichteter steuern. Die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung hat jederzeit Echtzeitinformationen und demn\u00e4chst werden wir Blue Ant auch noch an unser SAP-System anbinden sowie die Ressourcenplanung inkl. Kapazit\u00e4tsanfrageprozess, umsetzen\u201c, sagt die PMO-Leiterin. <\/p>\n\n\n\n

\n

“Fr\u00fcher hat jeder unserer PMO-Berater pro Monat mindestens 2 Tage gebraucht um unsere \u201eExcel-Tapete\u201c, auf der wir unsere ganzen Projekte zusammengef\u00fchrt haben, zu aktualisieren. Seit wir das Projektmanagement digitalisiert haben und unser Projektportfoliomanager nur noch wenige Fehler korrigieren muss, ist nicht nur die Datenqualit\u00e4t auf einem viel h\u00f6heren Niveau, sondern es bleibt auch mehr Zeit f\u00fcr Strategie und Beratung.\u201c<\/em><\/p>\nJeannine Kraft, Director PMO Thieme Gruppe<\/em><\/strong><\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n

Bei Thieme freut man sich \u00fcber diesen Erfolg, zumal man sich bei Le Bihan jederzeit sehr gut aufgehoben gef\u00fchlt habe. Die konstruktive Zusammenarbeit und das Engagement seien vorbildlich gewesen. Durch die datenbankgetriebene Transparenz sei man f\u00fcr die Zukunft ger\u00fcstet. Thieme k\u00f6nne die Projekte heute jederzeit monitoren und bei Engp\u00e4ssen fr\u00fchzeitig reagieren.<\/p>\n","protected":false},"featured_media":10420,"template":"","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"off","_et_pb_old_content":"\n

Ausgangslage<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Projekte sind unverzichtbare Treiber f\u00fcr die Zukunft von Thieme und sprechen f\u00fcr die gro\u00dfe Dynamik im Unternehmen. Um das gesamte Projektportfolio angemessen steuern und von Synergien nachhaltiger profitieren zu k\u00f6nnen, richtete die Thieme Gruppe bereits 2015 ein zentrales Project Management Office (PMO) ein. Auch wenn mit dem PMO mehr Transparenz m\u00f6glich wurde, blieben hinsichtlich der Steuerung einzelner Projekt noch einige Fragen ungel\u00f6st. Der Grund: Das Management der Projekte erfolgte mehrheitlich mit Excel. So konnten Projektmanager und Projektleiter einzelne Projekte gut steuern, aber um den Gesamt\u00fcberblick zu behalten, behalfen sich die Mitarbeitenden des PMO mit einer \"Excel-Tapete\". Diese manuelle Zusammenstellung einzelner Excel-Ausdrucke bildete das Cockpit der Projektsteuerung. <\/p>\n\n\n\n

Um das gesamte Projektportfolio ad\u00e4quat steuern zu k\u00f6nnen und die Machbarkeit der einzelnen Projekte im Blick zu behalten, machte sich die Thieme Gruppe 2020 auf die Suche nach einem Projektportfoliomanagement-System. Bei der Recherche nach potenziellen Tools stie\u00dfen die Verantwortlichen auf ein Webinar von Le Bihan, das sie \u00fcberzeugte und zu einer Zusammenarbeit f\u00fchrte.<\/p>\n\n\n\n

Auf der Suche nach Experten<\/strong><\/p>\n\n\n\n

\u201eUns war klar, dass wir mit der \"Excel-Tapete\" an unsere Grenzen gelangt waren. Au\u00dferdem war das Exzerpieren aus Excel extrem aufw\u00e4ndig und fehleranf\u00e4llig. Das f\u00fchrte dazu, dass wir begannen, uns mit der Einf\u00fchrung einer Projektmanagementl\u00f6sung zu befassen\u201c, erl\u00e4utert Jeannine Kraft, Director des PMO der Thieme Gruppe.<\/p>\n\n\n\n

Bei der Internet-Recherche stie\u00df Jeannine Kraft 2020 auf ein Webinar von Le Bihan, in dem beschrieben wurde, worauf bei der Toolauswahl besonders zu achten sei. Kraft: \u201eMir wurde klar, dass das Angebot an Projektmanagementl\u00f6sungen so vielf\u00e4ltig ist, dass es gut w\u00e4re, einen Partner an der Seite zu haben, der diesen Markt vollst\u00e4ndig durchdrungen hat. Es erschien mir sinnvoller, gemeinsam mit solchen Experten die passende Software zu finden, als mir selbst all das Wissen anzueignen.\u201c<\/p>\n\n\n\n

Die richtige Vorbereitung ist das A&O<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Also buchte Thieme im Fr\u00fchjahr 2021 bei Le Bihan einen Workshop, um einen ersten Einstieg in die Thematik zu bekommen. \u201eDa wir unsere Prozesse und Strukturen sehr gut kennen, konnten wir schnell ein Konzept aufsetzen, das die Anforderungen an eine Projektmanagementl\u00f6sung sehr detailliert beschreibt\u201c, fasst Kraft zusammen. \u201eWichtig war allen Beteiligten, dass die neue L\u00f6sung ein m\u00f6glichst einfaches und effektives Arbeiten in Projekten erm\u00f6glicht. \u201cDeshalb haben wir die Kollegen, die bei Thieme in Projekten arbeiten, bereits zu einem sehr fr\u00fchen Zeitpunkt eingebunden \u2013 zum Schluss auch das Controlling. Wir legen gro\u00dfen Wert auf Transparenz, insbesondere im Kontext von Investitionen und uns war wichtig, dass das Projektmanagement zuk\u00fcnftig alle relevanten Informationen erfasst \u2013 von der Projektinitialisierung bis zum Controlling\u201c, erkl\u00e4rt die PMO-Direktorin. <\/p>\n\n\n\n

Die von Le Bihan empfohlene und von Jeannine Kraft und ihrem Team umgesetzte Vorgehensweise war in verschiedene Phasen aufgeteilt: In der ersten Phase ging es um das Anforderungsprofil, die Toolauswahl und die Konzeption. Dann galt es, das Kapazit\u00e4tsmanagement aufzusetzen und im dritten Schritt die Implementierung und den Rollout zu realisieren. Schlussendlich soll in einer vierten Phase das Ressourcenmanagement umgesetzt werden. Dieses hatte das Team bewusst au\u00dfen vorgelassen, da hier noch Besonderheiten zu regeln waren.<\/p>\n\n\n\n

Vom Konzept \u00fcber das Lastenheft zur Ausschreibung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Als nach zahlreichen Workshops, an denen Le Bihan und die verschiedenen Stakeholder von Thieme teilnahmen, die Anforderungen feststanden, galt es, daraus ein Lastenheft zu entwickeln. \u201eAn dieser Stelle hat uns Le Bihan sehr gut unterst\u00fctzt. Dank ihrer Expertise war schnell klar, welche Funktions- und Feature-Anforderungen wir ben\u00f6tigen, um ein wirkungsvolles, unternehmensweites Projektmanagement-Tool zu etablieren. Le Bihan denkt in Funktionen und wir in Anforderungen \u2013 das war das perfekte Match\u201c, erl\u00e4utert Jeannine Kraft.<\/p>\n\n\n\n

Als das Lastenheft im Sommer 2021 fertiggestellt war, kam der PM Toolfinder von Le Bihan zum Einsatz. \u00dcber diese Plattform hat Le Bihan eine Ausschreibung erstellt, verschiedene Optionen konsolidiert und schlie\u00dflich eine Shortlist erstellt. Diese Tools wurden im Rahmen eines PoC intensiver unter die Lupe genommen. Auch an dieser Stelle hat Le Bihan das Thieme PMO entlastet \u2013 nicht zuletzt dadurch, dass der Dienstleister die Kommunikation mit den Herstellern \u00fcbernahm. Die Entscheidung fiel schlussendlich auf die Einf\u00fchrung der Software Blue Ant.<\/p>\n\n\n\n

Le Bihan: H\u00fcter des PM-Konzepts<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Zwar hatte man Le Bihan urspr\u00fcnglich wegen der Unterst\u00fctzung bei der Toolauswahl angefragt, aber je l\u00e4nger die Zusammenarbeit andauerte, umso klarer wurden die Mehrwerte f\u00fcr Thieme. Jeannine Kraft: \u201eAuch bei der Implementierung von Blue Ant haben wir profitiert. Die Consultants waren so etwas wie die H\u00fcter des PM-Konzepts und haben mit Argusaugen darauf geachtet, dass wir uns nicht in die falsche Richtung bewegen.\u201c <\/p>\n\n\n\n

Im Januar 2023 folgte dann der Rollout von Blue Ant. Insgesamt lernten \u00fcber 150 Mitarbeitende und einige externe Partner die Arbeit mit dem System. Auch wenn die Einf\u00fchrung einer neuen Software eine Ver\u00e4nderung an den Arbeitspl\u00e4tzen der Mitarbeitenden darstellt, war das Feedback gr\u00f6\u00dftenteils positiv. Vor allem die leichte Bedienbarkeit, das automatisch erzeugte Reporting und die gr\u00f6\u00dfere Transparenz lobten die Nutzer und Nutzerinnen.<\/p>\n\n\n\n

Das Projekt war g\u00fcnstiger als geplant \u2013 trotz oder wegen Le Bihan<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Innerhalb von nur einem Jahr ist es gelungen, das Projektmanagement der Thieme Gruppe in einem gemeinsamen digitalen Tool abzubilden und damit auf das n\u00e4chste Level zu heben. \u201eDie Digitalisierung und der unternehmensweite Rollout eines einheitlichen Projektmanagements haben sehr gut funktioniert: Wir haben eine bessere Datenqualit\u00e4t, mehr Transparenz, mehr Zeit und k\u00f6nnen unsere Projekte jetzt zielgerichteter steuern. Die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung hat jederzeit Echtzeitinformationen und demn\u00e4chst werden wir Blue Ant auch noch an unser SAP-System anbinden sowie die Ressourcenplanung inkl. Kapazit\u00e4tsanfrageprozess, umsetzen\u201c, sagt die PMO-Leiterin. <\/p>\n\n\n\n

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\"Fr\u00fcher hat jeder unserer PMO-Berater pro Monat mindestens 2 Tage gebraucht um unsere \u201eExcel-Tapete\u201c, auf der wir unsere ganzen Projekte zusammengef\u00fchrt haben, zu aktualisieren. Seit wir das Projektmanagement digitalisiert haben und unser Projektportfoliomanager nur noch wenige Fehler korrigieren muss, ist nicht nur die Datenqualit\u00e4t auf einem viel h\u00f6heren Niveau, sondern es bleibt auch mehr Zeit f\u00fcr Strategie und Beratung.\u201c<\/em><\/p>\nJeannine Kraft, Director PMO Thieme Gruppe<\/em><\/strong><\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n

Bei Thieme freut man sich \u00fcber diesen Erfolg, zumal man sich bei Le Bihan jederzeit sehr gut aufgehoben gef\u00fchlt habe. Die konstruktive Zusammenarbeit und das Engagement seien vorbildlich gewesen. Durch die datenbankgetriebene Transparenz sei man f\u00fcr die Zukunft ger\u00fcstet. Thieme k\u00f6nne die Projekte heute jederzeit monitoren und bei Engp\u00e4ssen fr\u00fchzeitig reagieren.<\/p>\n","_et_gb_content_width":""},"class_list":["post-13322","success-stories","type-success-stories","status-publish","has-post-thumbnail","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.lebihan.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/success-stories\/13322","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.lebihan.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/success-stories"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.lebihan.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/success-stories"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.lebihan.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/10420"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.lebihan.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=13322"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}